Составление и оформление сценария массового мероприятия. Учет посещений

Уважаемые коллеги!

Предлагем вашему вниманию методическое пособие, которое поможет сориентироваться в этапах подготовки и проведения массового мероприятия, оформлении сценария и ведении учета посещений. Приведенная схема анализа (самоанализа) позволит определить эффективность и результативность проведенного мероприятия, выявить наиболее удачные и неудачные моменты.

В пособии в качестве приложения дан словарь форм массовой работы, в который вошли как традиционные, исторически сложившиеся формы мероприятий, так и инновационные, недавно появляющиеся в связи с развитием информационных потребностей общества.

В пособии использован материал муниципального учреждения «Буденновская городская централизованная библиотечная система», который обработан и дополнен менеджером межбиблиотечного информационно-библиографического обслуживания МБУ «ЦБС» О. В. Жуклёнковой.

Составление, оформление сценария массового мероприятия

М

ассовые мероприятия, безусловно, являются эффективными формами библиотечной работы. Именно, благодаря им библиотекарь зачастую проявляет себя как творческая личность, профессионал своего дела и воздействует на читателя, привлекая его к книге и чтению. Опыт проведения массовых мероприятий позволяет библиотекарю развивать коммуникативные и конструктивные умения и навыки, оттачивает мастерство, повышает творческий потенциал и профессиональное самосознание. Поэтому владение технологией написания сценариев имеет важное значение для каждого библиотечного работника. Ведь, несмотря на обилие выходящих сегодня в периодической и специальной литературе материалов на самые различные темы, по-прежнему остается актуальным создание оригинальных, эксклюзивных сценариев, необходимых для работы конкретной библиотеки. К тому же, владение навыками оформления и написания сценария — универсальная способность, которая поможет в составлении различных форм творческой деятельности: рефератов, отчетов и других аналитических материалов.

Б

ез преувеличения можно утверждать, что написание сценария — занятие непростое и требующее как природных способностей, так и знания некоторых правил и основных требований.
Так, при подготовке и проведении мероприятий в библиотеке, нужно помнить, что существуют определенные педагогические требования, которые необходимо соблюдать, чтобы достичь поставленных целей.

1. Мероприятие не самоцель, а средство воспитания, т. е. должно создавать цельность настроения, вызывать переживания, направленные на формирование определенных установок.
2. Следует стремиться к вовлечению в действие широкого круга участников, чтобы каждый мог быть активен, проявить свои знания, способности и дарования. Идеальный вариант, когда все приглашенные могут принять участие в мероприятии.
3. Мероприятие не должно быть перегружено и затянуто. Принцип: «игра должна закончиться чуть раньше, чем она надоест».
4. При проведении мероприятий нельзя ориентироваться на уже достигнутый уровень развития участников. Необходимо предусматривать и перспективу. Вместе с тем, нельзя ориентироваться и на завышенный уровень развития. Мы знаем, что когда что-то слишком просто — это неинтересно, когда очень сложно — тоже неинтересно. Излишняя простота и излишняя сложность ведут к отсутствию внимания и интереса, а значит, проведенная работа будет бесцельной.
5. Мероприятие должно быть захватывающим, что зависит от форм подачи материала, активности участников. Школьники младшего школьного возраста и подростки нуждаются в том, чтобы преподносимое им было интересно и занимательно. Чем красочнее и ярче подаваемый материал, тем сильнее будет его влияние. Не последнюю роль играет и принцип наглядности. Поэтому очень важно использовать не только живой язык, эмоциональный рассказ, метафоры, эпитеты, но и иллюстративный материал, музыку, видеоматериалы.
6. Мероприятие не должно быть «мероприятием». Активное применение игровых и занимательных форм работы в библиотеке должно отличать их от школьного урока. Новые формы способствуют развитию творческой активности, интеллектуальных способностей.
7. При подготовке массовых мероприятий необходимо учитывать возрастные и психологические особенности пользователей. Например, для младших школьников характерными особенностями являются стремление познавать мир в игре, быстрая утомляемость, неумение долго концентрировать внимание, повышенная эмоциональная возбудимость, желание соревноваться со сверстниками. Это должно определять и формы работы. Здесь же можно отметить, что работа с этой возрастной категорией является, пожалуй, наиболее важной и актуальной сегодня.

Подготовка и проведение любого массового мероприятия включают несколько этапов:

1. Подготовительный этап:
   — определение темы мероприятия, его названия, читательского и целевого назначения (обычно этот подэтап проходит при составлении плана работы);
   — составление программы (проекта) массового мероприятия;
   — формирование аудитории (предварительные беседы, обзоры, опросы и т. д.);
   — реклама массового мероприятия (подготовка афиши).
2. Основной этап:
   — написание сценария массового мероприятия (оформление книжной выставки);
   — проведение массового мероприятия.
3. Заключительный этап:
   — оценка эффективности массового мероприятия;
   — учет массового мероприятия.

Составление сценария занимает важное место при подготовке и проведении массового мероприятия в библиотеке. Сценарий позволяет четко спланировать все этапы мероприятия и их логическую взаимосвязь, продумать методы и приемы достижения цели, эффективно использовать библиотечный аппарат, предусмотреть ошибки и промахи.

При разработке и составлении сценария рекомендуем использовать следующую схему:

1. Название мероприятия. Эпиграф.
2. Форма мероприятия.
3. Дата и место проведения.
4. Читательское назначение (кому адресовано).
5. Организаторы (кто проводит мероприятие).
6. Основная цель.
7. Оформление и наглядность.
8. Оборудование и технические средства.
9. Декорации. Реквизит. Атрибуты.
10. Ход (структура) мероприятия.

С

труктура каждого сценария, как и любого доклада, аналитического материала и, пожалуй, любого текста представляет собой универсальную модель: введение, основная часть, заключение.

Введение включает вступительное слово, в котором раскрывается смысл темы; поясняется основная цель, условия; представляются участники, члены жюри или гости.

В основной части определяется уровень информированности и актуализации проблемы (темы): проводится мини-опрос участников; предоставляется информация по теме мероприятия, стимулируется познавательная деятельность. Интерактивные формы мероприятия позволяют продемонстрировать участникам применение теоретических и практических знаний, полученных на мероприятии, в ходе выполнения заданий ведущего, участия в конкурсах, викторинах.

Заключительная часть включает обсуждение, рефлексию, вывод, резюме, результат, подведение итогов и награждение победителей.

Требования к оформлению сценария

Н

а титульном листе сценария (по возможности — иллюстрированном) необходимо указать:

• наименование учреждения (например, муниципальное бюджетное учреждение муниципального района Приволжский Самарской области «Централизованная библиотечная система Межпоселенческая детская библиотека);
• форма и название мероприятия;
• эпиграф;
• Ф. И. О. и должность автора (составителя);
• адрес и телефон библиотеки-организатора;
• год создания сценария.

Т

итульный лист оформляется на одной стороне листа формата, А 4. Сценарий должен быть напечатан на бумаге форматом, А 4 (возможен электронный вариант). Кегль — 14, междустрочный интервал — 1,5 см, поля — 1,5–2 см.

Сценарий мероприятия — это «художественное произведение» библиотекарей-сценаристов, кропотливая работа по написанию конкретных текстов ведущих и других его участников. Сценарий дает возможность не только ознакомиться заранее с репликами и ремарками, но и прогнозировать ход мероприятия.

В конце сценария приводится список использованной литературы в алфавитном порядке (автор, заглавие, место и год издания, количество страниц).

К сценарию возможны приложения: развернутый план, конспект, схемы, фото, отзывы, анализ, творческие работы детей, дидактический и раздаточный материал с вопросами и заданиями и т. д.

Сценарный план массового мероприятия

Сценарный план — это перечень всех основных этапов любого мероприятия. Он служит для четкой расстановки сил и средств организаторов, а также обозначает время, место и порядок проведения мероприятия. Необходимо помнить, что план носит исключительно служебно-информативный характер и не заменяет собой сценарий (программу торжественной и официальной части) мероприятия. Составление подобных документов ложится на плечи организаторов.

Предлагаем вам познакомиться с примерным сценарным планом с той целью, чтобы иметь представление, в каком порядке проходят мероприятия.

Примерный сценарный план мероприятия

Название: «Читаем детям о войне»
Форма: заключительное мероприятие акции чтения
Дата и время проведения: 7 мая 2014 года в 11.00.
Продолжительность: 1 час.
Место проведения: Спасская сельская библиотека
С кем совместно проводится мероприятие: с ГБОУ СОШ № ___, Советом ветеранов…
Организаторы: Спасская сельская библиотека
Цель мероприятия: воспитание патриотических чувств у детей и подростков на примере лучших образцов литературы о Великой Отечественной войне.
Участники: дети в возрасте от 12 до 15 лет.
Почетные гости: ветераны Великой Отечественной войны, труженики тыла, дети войны, известные люди, родители детей, имеющие военную профессию, представители органов исполнительной власти.
10.45–11.00 На экране демонстрируется слайдовая электронная презентация с музыкальным сопровождением «Этот День Победы».
11.00–11.10 Ведущий открывает мероприятие рассказом о значении Дня Победы, о подвиге нашего народа в годы Великой Отечественной войны.

Ведущий представляет почетных гостей. Одному из них предоставляется приветственное слово.
11.10–11.11 Ведущий объявляет минуту молчания.
11.12–11.30 Театрализованный сюжет по книгам о войне.
11.30–11.40 Читателям предоставляется возможность поделиться своим мнением о прочитанных произведениях.
11.40–11.45 Поздравление ветеранов.
11.45–11.50 Подведение итогов, награждение победителей, выражение благодарности участникам и гостям мероприятия.

Организация учета посетителей массовых мероприятий

Е

диницей учета посетителей массовых мероприятий библиотеки является лицо, посетившее мероприятие и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке, — паспорте массового мероприятия.

Паспорт массового мероприятия

Дата и время проведения
Продолжительность мероприятия (час, мин)
Форма мероприятия
Название мероприятия
Место проведения
Количество присутствовавших, всего
в т.ч. по основным читательским группам: дети до 14 включительно родители руководитель детского чтения молодежь в возрасте от 15 до 24 л. прочие
Содержание или составные части мероприятия
Организация  документной выставки при проведении мероприятия  (название). Подробнее в паспорте выставки.
Использование  технических средств при организации и проведении мероприятия
Подразделения, участвовавшие в подготовке и проведении мероприятия, и Ф.И.О сотрудников
Ф.И.О. ответственного за учёт

Учёт библиотечных мероприятий

Е

диницей учета библиотечных мероприятий является одно мероприятие – устный обзор, день информации, экскурсии и т. п., зарегистрированное в документации (паспорте массового мероприятия, в дневнике работы).

Комплексное мероприятие, включающее одновременное использование различных форм массовой работы, учитывается как одно мероприятие.

При проведении циклов мероприятий (недели, декады, месячника и др.) учитывается каждое входящее в цикл мероприятие.

При проведении совместного мероприятия двумя и более библиотеками (или отделами библиотеки), данное мероприятие учитывается только той библиотекой (отделом), которая (ый) была инициатором и осуществляла подготовку сценария мероприятия.

Учет массовой работы библиотеки ведется в 3-й части дневника соответствующего структурного подразделения библиотеки, куда заносятся сведения о каждом мероприятии.

Число и месяц	Наименование мероприятия и тема	Количество обслуженных	Кто проводил мероприятие и где

У

чёт посещений массового мероприятия ведется на основе паспорта массового мероприятия, который заполняется библиотечным работником, ответственным за его проведение.

В библиотеках, имеющих структурные подразделения, учёт массовых мероприятий ведется в дневнике работы соответствующего подразделения.

После проведения массового мероприятия, заполнения паспорта и 3-й части дневника, сведения о количестве посещений массового мероприятия заносятся в 1-ю часть дневника, в раздел «Количество посещений. В том числе на массовых мероприятиях» за конкретный день.

Количество посещений
Всего посещений	В том числе на массовых мероприятиях

П

осещения массовых мероприятий входят в общее число посещений библиотеки.
Учёт общего числа массовых мероприятий библиотеки производится суммированием данных, зарегистрированных в дневниках всех структурных подразделений. Данные о посещении массовых мероприятий фиксируются в ежемесячном информационном отчёте библиотеки, далее – в статистическом и текстовом отчёте о работе библиотеки за год и в бланке статистического отчёта формы 6НК.

В число посещений не включаются посещения мероприятий, проводимых другими организациями на правах аренды.

Анализ массового мероприятия

В

ажным условием профессионального мастерства библиотечного работника является анализ (или самоанализ), который желательно проводить после каждого проведённого мероприятия. Его цель: повышение эффективности и качества проводимых мероприятий.
Анализ мероприятия предлагаем проводить по следующей схеме:

1. Форма и название мероприятия.
2. Основная цель
3. Системность. Место данного мероприятия в системе массовой работы библиотеки: одноразовое или в рамках определённого цикла; стихийное или плановое.
4. Место проведения.
5. Участники (количество, состав – школьники (их возраст), учителя, родители, студенты, и т. д.).
6. Кто проводит (библиотекарь, иной специалист).
7. Качество подготовки и проведения.
8. Наличие плана, тезисов, сценария.
9. Использование печатной, издательской продукции (памятки, закладки, буклеты, шорт-листы, рекомендательные списки и т.д.)
10. Эффективное использование справочного библиотечного аппарата (для мероприятий, направленных на формирование информационно-библиографической культуры пользователей).
11. Использование активных и игровых форм, оригинальность заданий.
12. Творческие находки.
13. Владение материалом, профессионализм и эрудиция библиотекаря, доступность изложения материала.
14. Коммуникабельность в общении с участниками, эмоциональная атмосфера. Степень активности участников при выполнении заданий, ответов на вопросы.
15. Соответствие содержания, информативности и объёма материала возрасту, уровню подготовленности участников.
16. Оформление, наглядность и технические средства: книжные выставки или выставки творческих работ, плакаты, рисунки детей, портреты, фотографии, электронные продукты, аудио- и видеоаппаратура, компьютер, проектор и др.
17. Соответствие содержания заявленной форме проведения мероприятия.
18. Итоги. Достигнут ли результат (поставленная цель).

С

амоанализ мероприятия осуществляется библиотечным работником, проводившим его, для выявления результативности сделанного, удачных и неудачных моментов. Цель – повышение эффективности последующих мероприятий. Самоанализ рекомендуем проводить по данной выше схеме анализа массового мероприятия.

Список литературы

1. Головко, С.И. Библиотечная деятельность: принципы обновления: научно-методическое пособие / С.И. Головко. – М.: Либерия-Бибинформ, 2008. – 128 с.
2. Олзоева, Г.К. Массовая работа библиотек: учебно-методическое пособие / Г.К. Олзоева. – М.: Либерия-Бибинформ , 2006. – 120 с.
3. Олзоева, Г. Импровизируем и воплощаем / Г. Олзоева // Библиотека. – 2005. – № 12. – С. 27-29.
4. Павлинова, А. Репертуар массовых мероприятий для читателей региона / А. Павлинова // Библиотека. – 2000. – № 10. – С. 52-54.
5. Седых, Т. Технология массового мероприятия / Т. Седых // Библиотека в школе. – 2007. – №6, 16-31 марта. – С. 23-27.
6. Смелова О. И. Браво, массовая работа! [Текст]: опыт работы / О. И. Смелова // Библиотека – 2003. – № 2. – С.16-17.

Жуклёнкова О. В.